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Ponto eletrônico facilita a rotina do departamento pessoal

Publicado em: 26-10-2016
ponto eletrônico - Departamento pessoal

O ponto eletrônico é um sistema que registra as horas trabalhadas dos funcionários em determinada empresa, desde o período diário estipulado por contrato, até horas extras, faltas e folgas. Isso é extremamente importante para o bom funcionamento da instituição, uma vez que os projetos, pagamentos, descontos e toda a parte burocrática são feitos através da contagem de horas trabalhadas por um funcionário.

Essa importância não tem distinção quanto ao negócio ou amplitude. Tanto as grandes, quando as pequenas e médias empresas certamente encontram várias vantagens em aderir ao ponto eletrônico. Tanto uma loja de roupas quanto uma agência de publicidade ou uma empresa de obras, por exemplo, encontram benefícios que facilitam o dia a dia na empresa e a organização do departamento pessoal e do Recurso Humano (RH). Nesse artigo, vamos explicar as obrigações legais que uma empresa tem no setor de departamento pessoal e recursos humanos e as vantagens e facilidades que o uso do ponto eletrônico para o registro de horas traz.

 O Registro de Horas

controle de horas extras

Leia o nosso artigo: Como funciona o controle de horas extras?

De acordo com o art. 74º da  CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas), § 2º – “Para os estabelecimentos de mais de dez trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho, devendo haver pré-assinalação do período de repouso”. Isso significa que por lei, o empregador é obrigado a ter esse registro dos seus funcionários.

O ponto eletrônico não é necessariamente obrigatório. O empregador pode sim aderir aos controles de horas mais tradicionais como o mecânico ou manual, conforme citado no trecho do artigo da CLT. Porém, o uso desses métodos possui algumas desvantagens, em ambas das opções. Às vezes o que aparenta ser uma economia de dinheiro, pode ser um gasto desnecessário de tempo e recursos.

É de fato mais barato comprar um livro de controle de ponto manual, por exemplo. Porém, vale a pena fazer certas reflexões. Anos de registros em papel de empresas médias e grandes ocupam um espaço considerável e desnecessário, que pode ser aproveitado com outras coisas, além do acúmulo de poeira. Outro ponto interessante é que tanto o manual quanto o mecânico exigem uma disciplina muito grande, pontualidade, o que nem sempre é possível em serviços que exigem flexibilidade, e monitoramento, para que um funcionário não assine ou marque o cartão por outro. Além disso, o cálculo das horas trabalhadas e extras são feitas a mão, dando um trabalho desnecessário para o setor financeiro em um mercado com muitas opções tecnológicas para sanar esse problema.

O ponto eletrônico por outro lado, evita a ocupação desnecessária de espaços, possui um sistema mais prático para o cálculo de horas trabalhadas e torna mais difícil com que um funcionário burle o sistema. Uma das vantagens é o comprovante de ponto, que pode ser enviado para o endereço de e-mail do funcionário, dando garantia e visibilidade a ele de que suas horas trabalhadas foram registradas. Uma outra vantagem é o banco de horas. É muito complicado calcular banco de horas manualmente, muito confuso e fácil de cometer erros. Com o ponto eletrônico, essa tarefa é automatizada, facilitando principalmente o trabalho do departamento pessoal.

O banco de horas é o registro das horas trabalhadas durante o mês pelos funcionários. Se um funcionário precisa trabalhar 8 horas por dia, ele pode trabalhar 7 horas em um dia e 9 horas  no outro, equilibrando as horas trabalhadas. Ou seja, com banco de horas, não são feitos  descontos, nem paga-se horas extras. Se o funcionário fizer horas extras ele compensa com folgas e vice e versa. Isso permite uma maior flexibilidade para os funcionários e é ótimo para empresas com demandas sazonais.

Atividades departamento pessoal

O departamento pessoal é uma parte muito importante de uma empresa. Ela é responsável pela organização dos outros departamentos, das relações interpessoais, da parte burocrática da legislação do direito do trabalhador e da previdência. De uma forma mais resumida, podemos definir o departamento pessoal em 3 funções básicas: recrutamento, compensação e desligamento.

O Setor de Admissão é responsável pela contratação dos funcionários. As entrevistas com os candidatos a uma vaga, a avaliação do perfil do candidato de acordo com os valores da empresa e se ele possui as qualificações necessárias para o processo seletivo, são funções do setor de recursos humanos. Só após concluído o processo de seleção e o candidato for aprovado, o departamento pessoal entra em cena, com a função de fazer todo o processo de contratação, preocupando-se sempre com as questões legais previstas no MTE. Registro na carteira de trabalho, contrato, coleta de assinaturas e etc.

O Setor de Compensação, é responsável pela folha de pagamento de uma empresa. Cálculos como os descontos do FGTS, INSS, horas extras trabalhadas a serem pagas, férias, horas não trabalhadas, atestados médicos, viagens, restituições, licenças médicas… Toda o registro burocrático durante a jornada de trabalho de um funcionário dentro de uma empresa são responsabilidades do departamento pessoal.

Já o Setor de Desligamento é responsável pelo acerto de contas e o rompimento ou finalização e contrato entre o funcionário e a empresa. Nessa etapa, é feito as contas de todas as pendências, férias não tiradas, horas a serem trabalhadas que não foram cumpridas, desconto de benefícios, todos os pequenos detalhes para concluir o contrato com todas as obrigações legais que devem ser feitas.

É importante observar que, para todas as funções citadas acima, o controle de horas é extremamente importante para o bom funcionamento, tanto do setor de departamento pessoal, tanto para a empresa, uma vez que a segunda depende do bom desenvolvimento das atividades da primeira.

Rotinas básicas da área de recursos humanos

Muita gente confunde bastante, mas o setor de Recursos Humanos não é o mesmo que o de departamento pessoal. Sim, ambos trabalham com a parte de gestão de pessoas e organização de tarefas, porém existem algumas diferenças de funções básicas entre esses setores. O setor de departamento pessoal é mais burocrático, quando o de Recursos Humanos trabalha mais com questões de relacionamento e interação pessoal.

Basicamente, a função principal do Recursos Humanos é identificar a melhor forma de incentivar os funcionários de determinada empresa, saber como lidar com os recursos, alocar da melhor forma as pessoas e ser responsável pelo bom relacionamento e desenvolvimento de pessoas. Suas tarefas básicas podem ser divididas em admissão, acompanhamento, treinamento e mediação.

A admissão, como já foi mencionado no presente artigo, é função do setor de recursos humanos. As conversas, os testes de personalidade, as redações de tema livre, na verdade são um diagnóstico para avaliar se a personalidade daquela pessoa condiz com os valores da empresa e os pré-requisitos para poder assumir uma vaga. Um cargo de chefia, por exemplo, exige proatividade e liderança. Identificar esses detalhes é uma das funções do Recursos Humanos.

Após feita a contratação, o acompanhamento é a parte fundamental do Recursos Humanos em uma empresa. Essa função engloba desde conferir se o funcionário se adapta bem a empresa, se ele anda faltando muito, se ele faz muitas horas extras, se o setor em que ele está conseguindo se desenvolver como funcionário dentro do setor no qual está alocado.

Encontrar oportunidades que proporcionam treinamentos e crescimentos pessoais e profissionais para os funcionários de uma empresa, também é função do Recursos Humanos. Buscar cursos, propor palestras, incentivar os funcionários a compartilharem conhecimento entre si é uma das funções do setor de recursos humanos.

Alocar alguns recursos que buscam o conforto e maior satisfação do funcionário de trabalhar para determinada empresa, é uma tarefa bônus do setor de recursos humanos. Oferecer cursos de línguas, dicas de saúde, massagens e outras atividades que influenciam diretamente no bem estar da equipe são ações extras que este setor pode trazer para dentro da empresa.

Nenhuma empresa, seja ela de grande, médio ou pequeno porte, está isenta de conflitos interpessoais. Às vezes, problemas pessoais são trazidos para o meio profissional e, uma vez que isso interfere nos convívios e no desempenho de uma equipe, é função do setor de recursos humanos mediar e até mesmo tomar as providências devidas. Discriminação de gênero, opção sexual ou questão racial, são questões que ferem as políticas da empresa. Nesse caso, uma das providências a ser tomada pode variar desde uma advertência, até mesmo demissão.

Como funciona ponto eletrônico digital?

Falamos sobre como é importante o registro de ponto eletrônico e em como ele facilita o trabalho do departamento pessoal, a organização e as vantagens que ele traz.  Porém, optar pelo ponto eletrônico não é entrar na internet e comprar pelo mercado livre o primeiro aparelho que o site te sugerir. Primeiramente, é necessário conferir se o equipamento é homologado pelo ministério do trabalho, a fim de proteger o trabalhador contra fraudes.

O ponto biométrico geralmente é a primeira opção de escolha. Porém, o mercado atualmente possui algumas variedades diferentes do mesmo produto, e no setor de controle de horas não seria diferente. Algumas delas inclusive são multitarefas, resolvendo mais de um problema por vez. Por isso, antes de investir em um ponto eletrônico biométrico, busque se questionar: será que essa opção vai suprir todas as necessidades que eu tenho?

A organização traz muitas vantagens para uma empresa, como já citamos. Ela economiza tempo, dinheiro e recursos. O controle de ponto é algo necessário, porém outras ferramentas que agregam valor à forma com que as coisas são feitas também são. Um gerenciador de tarefas, por exemplo, é muito útil. Ele ajuda ao funcionário ter noção das tarefas que deve fazer ao mesmo tempo em que atualiza o seu gerente de projetos das funções que está desempenhando.

A medida que a empresa cresce no mercado e ultrapassa limites territoriais, a organização e mobilidade se tornam uma necessidade. Um analista por exemplo, que viaja a outro estado a trabalho, precisa ter aquelas horas contabilizadas. Um gerente de projetos, que viaja e deixa a sua equipe por alguns dias precisa manter-se por dentro do que a sua equipe está trabalhando naquele período. Além disso, um histórico de atividades permite a equipe reconhecer erros e aprimorar sempre sua metodologia.

O Tangerino é um exemplo de um sistema que soluciona uma grande quantidade das variáveis possíveis em um negócio. Ele abrange todas as vantagens do ponto eletrônico, mas por ser digital, suas vantagens vão um pouco além. Primeiro porque ele é um aplicativo. Além de ter a facilidade de acesso em um meio no qual o smartphone está sempre a alguns metros de distância, ele também é móvel, solucionando os problemas de viagens ou trabalhos home office. Ele também possibilita a criação e o acompanhamento de tarefas criadas, facilitando o processo de gestão, organização e comunicação entre a equipe. E promove visibilidade, pois tanto o empregador, quanto o funcionário têm acesso às horas trabalhadas.

Para o departamento pessoal, o Tangerino evita a confusão de ter que ficar contando horas trabalhadas escritas a mão. Ele também automatiza e facilita esse registro, otimizando tempo e recursos. O período de fechar a folha de pagamento é muito corrido. Horas extras, reembolsos de viagens… Todas essas tarefas se tornam mais fácil uma vez que os registros do Tangerino otimizam o registro dessas informações.

Além disso, é muito comuns antigos funcionários processarem seus ex-empregadores por horas trabalhadas não pagas corretamente. Principalmente funcionários temporários. E muitas vezes, por um sistema de registro de informações falho, a empresa acaba tendo que pagar a indenização, mesmo sendo inocente. Com o Tangerino, a organização desses dados é otimizada, ficando mais fácil para o departamento pessoal consultar e entregar as informações necessárias ao advogado, protegendo legalmente a empresa e a sua reputação.

Já para o setor de recursos humanos, além da contabilidade de horas ser um indicador do desempenho de determinado funcionário na empresa, o registro de horas durante uma viagem de treinamento por exemplo, são fundamentais para o setor de recursos humanos ter um registro válido. Outra vantagem é que, as tarefas catalogadas no Tangerino, dão uma maior visibilidade de como anda o desenvolvimento do funcionário dentro da empresa dá uma noção maior de produtividade.

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3 thoughts on “Ponto eletrônico facilita a rotina do departamento pessoal

  1. Rosiana / Responder 02/01/2017 at 13:09

    Bem legal essa tecnologia do ponto eletrônico, mas as vezes quando dá problema é sinistro.

    • Tangerino / Responder 02/01/2017 at 14:59

      Boa tarde Rosiana.
      Você conhece o aplicativo Tangerino?
      Possui algumas dúvidas?
      Entre em contato conosco que iremos te ajudar: [email protected]

  2. Iapeb - Instituto de apoio a p / Responder 19/10/2017 at 21:20

    O profissional do Departamento Pessoal moderno deve conhecer as leis trabalhistas, direitos e deveres de empregados e empregadores, além de saber fazer cálculos diversos, como de horas extras, férias, 13o salário, adicionais, entre outros.

    Conheça o nosso Curso de Departamento Pessoal

    http://iapeb.com.br/curso-de-departamento-pessoal/

    Obrigado.

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