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Como gerenciar uma equipe a distância?

Publicado em: 05-12-2017
Como gerenciar uma equipe a distância?

Gerenciar uma equipe é sempre um grande desafio que faz parte do crescimento de qualquer empresa ou da carreira de qualquer profissional. E se coordenar um time interno já tem suas dificuldades, gerenciar uma equipe a distância traz ainda mais obstáculos. Mas isso não quer dizer que você não pode fazer um trabalho excelente nesse sentido.

Neste post, vamos compartilhar as principais dicas para liderar uma equipe que trabalha em regime home office, apresentando ferramentas úteis para aumentar a produtividade e abordando práticas de gestão para o dia a dia de um time externo.

Quer aprender os segredos da boa liderança de uma equipe home office? Continue a leitura e veja o guia que preparamos para você:

Ferramentas para gerenciar uma equipe a distância

Se você está lendo este artigo é porque, provavelmente, já possui colaboradores externos ou está próximo de contratá-los. Por isso, vamos partir logo para dicas práticas de ferramentas que você pode utilizar no seu cotidiano de gestor. Essas dicas podem ser implementadas hoje mesmo para melhorar a efetividade e o controle:

Ferramentas para comunicação direta

Slack

O Slack é uma ferramenta que permite uma comunicação interna ágil e fácil entre membros de uma equipe remota. Uma das premissas da plataforma é utilizar menos e-mails e tornar a equipe mais próxima e integrada.

A ferramenta é usada por gigantes como o AirBnb e até por equipes de desenvolvimento da NASA. Com o Slack, você pode organizar as conversas da sua equipe em canais abertos (vistos por todos os membros) ou fechados (exclusivos para alguns membros da equipe). Dá para discutir um tópico específico, acompanhar o desenvolvimento de um projeto, trocar ideias, entre outras funções.

Skype

Já bastante conhecido no mundo todo, o Skype é o principal software de videoconferência do mundo. Com ele, sua equipe pode fazer reuniões individuais ou em grupo, contando com a presença de todos os envolvidos em um projeto. Também é possível criar grupos para as chamadas. Dessa forma você não precisa inserir várias pessoas em separado cada vez que for fazer uma reunião com a mesma equipe.

Appear

A plataforma Appear.in tem uma operação semelhante à do Skype, mas conta com algumas particularidades interessantes. Funciona assim:

  • você cria uma “sala virtual” com um link específico. Por exemplo: appear.in/suaempresa;
  • em seguida, você envia o link para os membros da equipe. Pode enviar por e-mail, WhatsApp, Slack ou como preferir;
  • os colaboradores da equipe abrem o link no próprio navegador de internet, entrando na sala rapidamente, sem precisar instalar nenhum programa ou fazer nenhum cadastro.

Gerenciador de tarefas

Trello

O Trello é um gerenciador de tarefas bastante popular, utilizado por inúmeras organizações no Brasil e no mundo. A ferramenta permite criar diferentes “quadros” de acordo com cada objetivo ou projeto.

Dentro de cada quadro, é possível inserir tarefas específicas a serem realizadas, cada uma com seu respectivo checklist (lista de itens a serem cumpridos por tarefa). Você também pode designar responsáveis para cada atividade e estipular prazos para entregas.

Sistema de gestão e controle de presença

Tangerino

Como gestor, é normal que você queira acompanhar o número de horas trabalhadas de cada funcionário. Afinal, questões como horas extras e banco de horas fazem diferença no financeiro da empresa. Além disso, a produtividade é muito importante para a gestão operacional, evitando que as entregas sejam prejudicadas.

O aplicativo Tangerino é um sistema de gestão e controle de presença que funciona perfeitamente para gerenciar uma equipe a distância. Inclusive, essa é a única empresa que consegue bater o ponto tanto online como offline.

Dessa forma, os colaboradores registram ponto e o gestor fica sabendo onde eles estão, em tempo real. Também é possível aprovar ou reprovar pontos diariamente, tendo uma folha ponto constantemente atualizada.

Práticas de gestão para equipes externas

Agora que você já conhece algumas das principais ferramentas para gerenciar uma equipe que trabalha em regime home office, vamos compreender como ter uma gestão eficiente que permita tirar o melhor resultado dessas plataformas.

Confira os principais pontos que um gestor de equipes externas deve seguir:

Defina metas claras

A definição de metas bem claras para os colaboradores evita que fiquem “soltos” de suas obrigações. Em uma equipe que trabalha em casa ou fora da empresa, o gestor não está constantemente por perto para dizer o que deve ser feito. Por isso, cada membro do time deve conhecer exatamente as tarefas a serem executadas.

Mais do que isso, o ideal é associar cada tarefa a um resultado esperado. Quando os funcionários entendem aonde cada atividade levará, eles ficam mais motivados para realizar cada atribuição — mesmo sem o chefe por perto.

Faça reuniões frequentes

Ao contrário do que muita gente pensa, quando o trabalho é feito fora do ambiente físico da empresa, as reuniões se tornam ainda mais importantes. Para isso, basta usar as ferramentas já sugeridas acima.

O ideal é marcar reuniões virtuais diárias — de preferência, que sejam curtas e sempre no mesmo horário. As reuniões não devem ser um espaço para divagação ou simples cobrança de tarefas. Elas devem servir para retomar rapidamente o que foi feito no dia anterior e combinar as principais atividades que serão realizadas nas próximas 24 horas.

Também é válido realizar reuniões periódicas e um pouco mais longas para alinhar expectativas, fazer avaliações de desempenho e traçar pontos mais estratégicos.

Confie em seus colaboradores

Ao implementar uma gestão de equipe remota, alguns gestores ficam inseguros com as entregas dos trabalhos. Isso é normal e faz parte do desenvolvimento desse novo modelo. Porém, demonstrar desconfiança quanto ao comportamento do colaborador em casa só prejudica a relação entre a empresa e seus funcionários.

O ideal, como mencionamos, é ter metas claras tanto para a empresa como para cada colaborador de forma individual. Quando o funcionário enxerga possibilidades de crescimento para si próprio e para o negócio, ele fica muito mais motivado e não precisa ser cobrado constantemente. A partir daí, basta seguir alinhando expectativas de tempos em tempos.

Com transparência e confiança de ambos os lados, o gestor pode deixar o colaborador livre para fazer seu trabalho, ao mesmo tempo em que continua observando de perto o resultado. Para isso, lembre-se que existem ferramentas como o Tangerino, capaz de fornecer um controle de gestão e de presença integrado com o dia a dia da empresa.

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