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Como automatizar a gestão de ponto dos seus funcionários?

Publicado em: 02-01-2018
Como automatizar a gestão de ponto dos seus funcionários?
O que move uma empresa? Por mais que existam tecnologias que ajudem nas demandas internas, o capital humano ainda é o que faz a engrenagem de uma instituição funcionar. Assim, para ter certeza de que os colaboradores estão presentes e produtivos na empresa, é fundamental ter gestão de ponto.

Mas quais são os benefícios dessa prática? Como um sistema moderno e automatizado pode ajudar nisso? Essas perguntas serão respondidas em nosso artigo. Acompanhe!

Qual é a importância da gestão de presença dos funcionários?

Um primeiro aspecto que torna a gestão de ponto algo primordial em uma instituição é a boa administração. Afinal, esse processo exige muita precisão. Controlar horas trabalhadas, férias, ausências, mudanças de escala, entre outros, é uma demanda que não pode ter erros.

Se ocorrem falhas, a empresa amarga prejuízos financeiros, talvez pagando por um tempo de serviço que não existiu ou, pior, enfrentando ação judicial por parte de um colaborador que se sentiu lesado quanto aos seus honorários.

Outra situação lamentável que acontece quando não há uma gestão de ponto eficiente é a perda de tempo e produtividade da área da folha de pagamento. Algo muito comum é a enorme quantidade de erros que aparecem justamente no período de fechamento da folha de pagamento, gerando muito estresse para a equipe.

Ainda outro fator que demonstra o valor da administração correta da presença dos colaboradores é a redução do absenteísmo. Esse é um problema que assombra muitas instituições, e elas não sabem o que fazer para lidar com ele.

Por outro lado, quando a organização tem um relatório confiável sobre o controle de ponto fica mais fácil fazer um panorama sobre o índice de ausências dos trabalhadores, daí descobrir os motivos para isso e construir estratégias para diminuir esse tipo de comportamento.

Para enfrentar todos esses desafios, muitas empresas decidiram automatizar a sua gestão de ponto. Para isso, encontraram muitas ferramentas virtuais e logo perceberam as vantagens que essas tecnologias têm em relação aos modelos tradicionais. A seguir, trataremos desse assunto.

Quais são as vantagens de um sistema automatizado para Gestão de Ponto ?

Ao longo do tempo, foram desenvolvidas várias soluções para o registro de presença de trabalhadores, como o ponto manual e o mecânico ou cartográfico. Não podemos negar que essas ferramentas foram muito úteis para as companhias.

No entanto, elas apresentavam muitas limitações. Por exemplo, o ponto manual, que era feito por meio de um livro ou folha de presença, era simples e barato, mas extremamente trabalhoso. A equipe responsável pela análise das informações transcritas nele levava horas verificando esses dados e lançando-os em diversas tabelas para, por fim, realizar o pagamento de todos os funcionários.

Em seguida, veio o ponto cartográfico, que era muito mais prático que o manual. Para confirmar o comparecimento na empresa, o colaborador inseria o seu cartão no relógio e, então, eram impressos nele os horários de entrada e saída. Contudo, fazer o controle desses cartões também era muito desgastante.

Além disso, percebeu-se que esses dois métodos facilitavam alterações fraudulentas. Então, diante de uma questão judicial, às vezes eles eram descartados como provas confiáveis para a defesa da instituição.

Devido a todos esses problemas, a tecnologia desenvolveu o sistema de ponto eletrônico, que é um software automatizador do registro de presença de colaboradores.

Essa ferramenta integra toda a empresa, inclusive os trabalhadores remotos, que, por meio de um dispositivo eletrônico, podem confirmar a sua entrada e saída, não importa onde estejam.

Dentre as possibilidades apresentadas pelo ponto eletrônico está a que podemos chamar de “livro biométrico”. Quer saber mais sobre isso?

Como o cadastro biométrico pode ajudar?

O cadastro ou livro biométrico substitui com maestria as tradicionais folhas de ponto manuais e cartográficas. Essa tecnologia consiste na confirmação do comparecimento de um colaborador por meio de sua digital. Portanto, esse método descarta qualquer tipo de fraude.

Mas existem outras vantagens do ponto biométrico:

Precisão

Os pequenos atrasos ou saídas antecipadas são apenas algumas das diversas variáveis que prejudicam a precisão da gestão de ponto. Entretanto, por meio da biometria, o sistema reconhece a hora exata de diversas ações dos colaboradores e, com base nisso, fornece o cálculo correto para o fechamento da folha de pagamento.

Flexibilidade

Quais são as necessidades do seu negócio? A sua empresa tem horário de trabalho diferenciado, trabalhadores em home office ou em campo e intervalos prefixados?

Então, pode ficar tranquilo, pois as funcionalidades do ponto biométrico são configuradas de acordo com o modelo de gestão da sua organização.

Manutenção

Para implantar o registro biométrico, não é preciso gastar boa parte do orçamento da companhia com custos altos de instalação de diversos equipamentos e a montagem de uma grande infraestrutura.

Pelo contrário, a introdução do sistema é simples, com um ótimo ROI (retorno sobre o investimento), além de facilitar a integração de vários dispositivos eletrônicos. Com o tempo, a instituição percebe que a manutenção do software é simples e barata.

Também não será necessário gastar com licenças e atualizações do software. E como esse ativo tecnológico fica alocado na nuvem, a instituição obtém um sistema escalával, seguro, acessível e customizável.

Otimização de recursos

Outro benefício do livro biométrico é a melhor utilização dos recursos físicos e financeiros da empresa. Afinal, não será preciso ocupar um espaço da instituição para abrigar pastas, arquivos e armários com as anotações de jornadas de trabalho dos colaboradores. Todos esses dados estarão armazenados virtualmente.

Além disso, os custos com papel, tinta e outros itens indispensáveis para manter um arquivo físico serão eliminados.

Como implantar o ponto biométrico na empresa?

Com certeza, você já entendeu as vantagens de automatizar a sua gestão de ponto, mas talvez tenha dúvidas sobre como fazer isso. Não se preocupe, vamos ajudá-lo. Para ter sucesso nesse processo, é preciso contar com os serviços de uma empresa especializada.

A princípio, esses profissionais farão um estudo sobre as necessidades da sua organização e construirão um sistema que suprirá essas carências. Após isso, eles darão todo o suporte na instalação, treinamento e manutenção do ponto biométrico.

No entanto, é essencial escolher bem a instituição que proverá o software. Por exemplo, existe um sistema que permite o registro de ponto mesmo que um colaborador esteja off-line.

Esse aspecto pode ser crucial para uma instituição que tem um trabalhador externo que está em uma área sem boa cobertura de internet. Por isso, pesquise e, assim, conseguirá ter uma administração de presença eficiente.

O que achou do nosso artigo? Conseguiu entender como automatizar a gestão de ponto da sua companhia? Quer implantar um sistema de alto desempenho na sua empresa? Então, você precisa conhecer o aplicativo da Tangerino!

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