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Cálculo de folha de pagamento: tudo o que você precisa saber!

Publicado em: 22-03-2017
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Sem dúvida, o cálculo de folha de pagamento é indispensável quando falamos nas ocorrências mensais de cada um dos colaboradores de uma empresa.

E, na hora de lidar com alguns detalhes, por pressa ou praticidade, muitos ainda se perguntam se há maneiras mais rápidas de fazer o cálculo de folha de pagamento online — o que já é uma realidade no mercado, como vamos explicar neste artigo.

Por isso, decidimos criar um super guia de como fazer uma folha de pagamento sem erros. Não vai perder, não é? Continue lendo!

3 passos para preparar o cálculo de folha de pagamento

O cálculo de folha de pagamento começa muito antes das contas propriamente ditas. Exige organização e olhar detalhista por parte da equipe de gestão de pessoas, que deve estar atenta às movimentações de funcionários ao longo do mês.

1. Confira o registro de admissões e demissões

Uma rotina importante do RH no que tange à folha de pagamento é conferir se há novos colaboradores na empresa ou se alguém foi desligado da mesma. O envio equivocado de valores para quem já não faz mais parte da equipe pode gerar alguns dissabores desnecessários.

Da mesma forma, um novo colaborador que deixa de receber o salário porque ainda não está registrado no sistema de folha de pagamento pode se sentir insatisfeito e perceber a desorganização do setor.

Cabe também conferir se o colaborador que acaba de entrar está enquadrado na categoria correta, se os valores de adicionais noturno, de insalubridade e periculosidade correspondem aos informados na Convenção Coletiva de Trabalho e se a remuneração de horas extras também está configurada da forma correta.

O registro de benefícios, comissões e outras formas de remuneração também devem estar em dia para que não haja problemas no momento de rodar a folha de pagamento.

2. Faça o fechamento do controle de ponto

O registro de ponto é parte crucial do cálculo de folha de pagamento, pois é por meio deste controle que a equipe de gestão de pessoas sabe exatamente quantas horas foram trabalhadas por cada colaborador e se há necessidade de pagamento de horas extras ou  descontos por faltas e atrasos.

Nessa hora, um sistema de controle de ponto digital ou biométrico pode facilitar (e muito) todo o processo, pois você pode consolidar os dados em questão de minutos e agilizar o lançamento das informações na folha de pagamento.

A grande vantagem é que você não precisa esperar o fim do mês para fazer esse levantamento. Os dados são lançados no software de controle de ponto em tempo real e podem ser consultados a qualquer hora.

3. Consolide os benefícios e remunerações variáveis

Muitas empresas concedem benefícios diferenciados para os colaboradores, dependendo do desejo de adesão de cada um. Também existe a remuneração variável, aplicada a equipes de vendas, por exemplo.

Se a sua empresa trabalha desta maneira, é importante ter todos os dados atualizados para não realizar descontos indevidos no pagamento dos funcionários ou então deixar de descontar algo necessário.

A título de exemplo, podemos citar os descontos de vale transporte e plano de saúde, bem como gastos em farmácias conveniadas ou adiantamentos salariais.

Principais descontos na folha de pagamento

Saber tudo sobre folha de pagamento envolve conhecer os impostos e descontos mais praticados e que são previstos em lei, por isso, fique atento a esses itens:

INSS

Você não precisa saber de cabeça como fazer o cálculo do INSS na folha de pagamento, basta parametrizar o sistema, atualizando-o anualmente com os valores informados pelo Instituto Nacional da Previdência Social (INSS).

A contribuição previdenciária é descontada mensalmente sobre todos os vencimentos do funcionário. Quanto ao percentual, este vai de acordo com os ganhos do funcionário e também segundo a tabela divulgada pelo próprio INSS a cada início de ano.

O recolhimento é feito no mês de referência e o repasse da empresa para o INSS acontece até o dia 15 do mês subsequente ao recolhimento.

FGTS

O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) não é descontado do trabalhador, pois se trata de uma obrigação da empresa. A alíquota a ser recolhida é de 2% sobre o salário bruto do jovem aprendiz e de 8% sobre o salário bruto de qualquer outro colaborador.

Por mais que não seja descontado ou creditado ao funcionário, o valor do FGTS recolhido deve sempre figurar no holerite, a título de conhecimento.

Vale lembrar também que funcionários contratados que já sejam aposentados têm o direito de sacar o FGTS todos os meses, portanto, cabe à empresa fazer o devido recolhimento para garantir esse direito ao trabalhador.

Imposto de Renda Pessoa Física (IRRF)

Outro tributo a ser descontado na folha de pagamento é o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRFF), cuja alíquota é calculada com base nos vencimentos de cada colaborador, respeitando-se a tabela divulgada pela Receita Federal anualmente.

Vale-refeição

Entre os benefícios concedidos pelas empresas, está o vale-refeição, que se destina à alimentação do trabalhador em seu horário de almoço, janta ou intervalo.

Para todos os efeitos legais, o vale-refeição faz parte da remuneração do trabalhador desde que seja previsto em Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho ou seja mencionado no contrato de trabalho.

Do contrário, a empresa não é obrigada a conceder o benefício, porém, deve destinar um local apropriado para que os trabalhadores possam realizar suas refeições, sejam levadas de casa ou compradas em estabelecimentos comerciais.

Quando há o pagamento do benefício, o empregador pode cadastrar-se no PAT – Programa de Alimentação do Trabalhador e assim descontar até 20% do salário do colaborador a título de remuneração pela concessão do benefício.

Vale-transporte

O vale transporte concedido pela empresa deve, obrigatoriamente, ser descontado na folha de pagamento. A alíquota comumente usada é de 6% sobre o salário bruto, exceto se o valor total do benefício for menor do que este percentual. Neste caso, o valor integral do benefício é descontado em folha de pagamento.

Contribuição sindical mensal

Após a reforma trabalhista que entrou em vigor em novembro de 2017, esse desconto só é aplicado ao contracheque do trabalhador que opta pelo vínculo ao sindicato e autoriza o desconto. Assim, a empresa recolhe o valor da mensalidade integral e repassa à organização sindical.

Contribuição sindical anual

Aqui, é obrigação da empresa realizar o recolhimento, sempre no contracheque do mês de março — para pagamento em guia de arrecadação até o último dia de abril. Quanto ao valor, é de um dia de trabalho do empregado, o mesmo que é descontado no holerite dele.

Faltas e atrasos

A empresa também pode descontar faltas e atrasos dos trabalhadores no cálculo de folha de pagamento, a fim de remunerá-los de forma adequada e também educá-los quanto à necessidade de cumprir com o que prevê o contrato de trabalho.

O desconto por atrasos é feito com base no salário-hora do trabalhador e proporcional à quantidade de minutos de ausência. Já as faltas injustificadas possuem um cálculo mais complexo, pois deve-se considerar a perda do descanso semanal remunerado (DSR).

Assim, se o trabalhador ganha R$ 2.000,00 e trabalha 22 dias, divide-se o salário pelo total de horas, descontando-se o dia não trabalhado mais um dia de DSR.

Adicionais e remunerações extras

O cálculo de folha de pagamento também compreende o lançamento de adicionais noturno, de insalubridade e periculosidade, além de pagamento de horas extras, premiações e comissões, entre outros.

Horas extras

O cálculo de horas extras deve ser feito com base na Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) da categoria em que o trabalhador está inserido. Isso significa que uma mesma empresa pode ser obrigada a remunerar as horas extras de dois trabalhadores de forma diferente.

Por exemplo: em uma indústria, o funcionário que atua na produção pode estar enquadrado em uma CCT diferente de quem trabalha no administrativo.

As CCTs também costumam diferenciar a remuneração de horas extras trabalhadas em dias de semana, sábados, domingos e feriados, a fim de compensar o trabalhador pelo tempo dedicado à empresa.

As horas extras realizadas em domingos e feriados são remuneradas em 100%, o que significa que o trabalhador ganha em dobro. As de sábado, costumam ser pagas com 50% a mais, enquanto as trabalhadas durante a semana podem ser remuneradas a 20% ou 30%, por exemplo.

Adicional noturno

Antes de tudo, é preciso deixar claro que a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) classifica como expediente noturno apenas o período entre 22 horas e 5 horas da manhã seguinte.

Como se percebe, esse período compreende apenas 7 horas. Mas, como as horas noturnas são computadas a cada 52 minutos e 30 segundos, o período abrange 8 horas de trabalho na prática trabalhista.

Quanto ao percentual de adição, este é de 20% sobre a remuneração básica do empregado noturno.

Horas extras noturnas

Na hipótese de o funcionário não ter expediente noturno e trabalhar entre 22 e 5 horas, ele recebe ambos os adicionais: o noturno e o de hora extra. E os dois incidem apenas sobre o valor da hora, e separadamente.

Por exemplo: se o trabalhador recebe R$ 10 por hora, ele terá direito a mais R$ 2 pelo horário noturno e R$ 5 pelo expediente adicional. No fim das contas, são R$ 17 por hora trabalhada à noite e fora de expediente normal.

Descanso semanal remunerado (DSR)

Para os mensalistas, o Descanso Semanal Remunerado (DSR) já está incluso no salário básico. Já para os horistas, é necessário realizar um cálculo específico para pagar o descanso.

É simples: basta contar o número de domingos e feriados do mês, sendo que cada um vale 7,33 horas. Depois disso, multiplica-se as horas de DSR pelo valor da hora de trabalho do funcionário.

Se o mês contar com quatro domingos e um feriado, por exemplo, são 5 x 7,33 — o que resulta em 36,65 horas de descanso. Agora, multiplicando-as pelo salário do funcionário do nosso exemplo acima, o vencimento do DSR é de R$ 366,50.

DSR sobre horas extras

O descanso reflete sobre as horas extras, caso o trabalhador as tenha feito. Para chegar ao DSR sobre elas, o cálculo é o seguinte:

  • dividir o valor total gerado em horas extras pelo número de dias úteis do mês;
  • multiplicar o resultado obtido pelo número de domingos e feriados do período.

Para ficar mais claro, vejamos um exemplo com 10 horas extras em um mês de 24 dias úteis e 5 dias de DSR:

R$ 15 x 10 = R$ 150

R$ 150 ÷ 24 = R$ 6,25

R$ 6,25 x 5 = R$ 31,25

Salário-família

O salário-família é um benefício concedido às famílias de baixa renda que possuem filhos menores de 14 anos e obedece a uma tabela estipulada pelo INSS.

O trabalhador empregado em regime CLT deve solicitá-lo à empresa, enquanto o trabalhador avulso deve fazer o pedido junto ao sindicato ou órgão de classe ao qual está vinculado.

Beneficiários de aposentadoria por invalidez ou afastamento pelo INSS devem requisitar o salário-família junto a este mesmo órgão.

Férias

O cálculo de férias é feito com base no salário do trabalhador acrescido de um terço deste valor, chamado de adicional de férias. Nessa conta, o IRRF e o INSS incidem da mesma forma que no cálculo de folha de pagamento mensal.

O trabalhador pode optar por “vender” 10 dias de férias e receber o valor correspondente, que é chamado de abono pecuniário.

13º salário

Por fim, o 13º salário é pago sempre nos dois últimos meses do ano, independentemente do tempo de contratação que o colaborador tem. Por isso, se ele tiver sido contratado após janeiro, deve receber o proporcional ao tempo de atividade na empresa.

A base de cálculo do 13º também é a remuneração-base, dividida em 12 partes. Assim, se o funcionário tiver oito meses de trabalho, por exemplo, vai receber a soma de oito frações.

E, para o empregador, há duas possibilidades de pagamento. Ele pode quitar, integralmente, até o dia 30 de novembro ou pagar a primeira parcela nesse mesmo dia e a segunda até 20 de dezembro.

Bem, diante de tudo isso, o cálculo de folha de pagamento pode mesmo gerar muitas dúvidas a empregadores e empregados. Mas, como vimos, não é nada tão complicado.

Agora que você já sabe tudo sobre folha de pagamento e pode calcular quanto seus colaboradores têm a receber, que tal aprender a receber feedback da equipe e melhorar sua capacidade de gestão de pessoas?

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