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6 dicas para fazer a gestão de funcionários externos de maneira eficiente

Publicado em: 20-01-2018
6 dicas para fazer a gestão de funcionários externos de maneira eficiente

Existe um antigo ditado que diz: “O que os olhos não veem o coração não sente.” Essas palavras são verdadeiras, mas não devem ser aplicadas em algumas situações.

Por exemplo, existem empresas que fecham os olhos para a gestão de funcionário externo. Fazer isso é muito prejudicial, tanto para a instituição quanto para o colaborador.

Sendo assim, como a organização pode evitar essa situação e administrar com eficiência seu capital humano remoto? Fique atento às nossas dicas!

1. Controle a jornada de trabalho

A tecnologia derrubou os empecilhos que dificultavam o controle do período de trabalho da equipe externa, uma vez que essa gestão pode ser feita por meio de:

  • ponto eletrônico móvel (instalado em dispositivos mobile);
  • rastreamento de rotas via GPS; e
  • mensagens instantâneas.

Em vista disso, é possível manter a administração da jornada de trabalho de um funcionário externo sabendo exatamente o horário em que iniciou e finalizou o seu serviço e, também, os períodos de almoço e descanso.

Com base nesses dados, a instituição calcula os honorários desses trabalhadores, as horas extras e a concessão de folgas e férias.

2. Rastreie os colaboradores

Algumas empresas ficam receosas quanto a rastrear a rota feita por um funcionário durante seu horário de trabalho, pois imaginam que estão invadindo a privacidade dele. Isso não é verdade. Pelo contrário, é algo extremamente necessário.

Afinal, como a instituição conseguirá manter um relacionamento próximo com os seus trabalhadores externos sem uma interação constante? Além disso, acompanhar a rotina trabalhista de um funcionário ajudará a organização a entender melhor os desafios que ele enfrenta.

Daí propor soluções para facilitar o cumprimento das suas demandas diárias. Ainda outro benefício do rastreamento, em especial para as empresas de transporte e entregas, é melhorar a logística das rotas.

Desse modo, a instituição pode traçar uma trajetória mais estratégica para os motoristas e, assim, diminuir o tempo das entregas e os custos com combustível e manutenção dos veículos.

3. Cumpra as normas jurídicas

De acordo com o art. 62 do Decreto n.º 5.452/43, da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), os trabalhadores que prestam serviço autônomo para uma empresa, como os representantes comerciais, não podem ter a sua jornada de trabalho monitorada. Essa forma de relação trabalhista é regida também pela Lei n.º 8.490/92.

No entanto, não se encaixam nessa regra os colaboradores remotos, que são admitidos como os internos e precisam ser gerenciados pela instituição.

Por outro lado, a Lei n.º 13.464/2017 definiu as diretrizes do trabalho em home office, que difere em algumas questões do serviço remoto. Essa forma de ofício é vista pela legislação como uma extensão do ambiente interno da empresa e, por isso, também deve ser vigiada pela organização.

Em resumo, a CLT explica que a empresa tem a obrigação de monitorar as suas equipes interna e externa durante o seu expediente. Fazer isso não é invasão de privacidade nem intimidação.

Essa supervisão só não ocorrerá caso seja impossível rastrear o funcionário, mas é difícil isso ocorrer porque, como vimos, já existe o ponto biométrico off-line. Ou seja, mesmo que a região onde o colaborador esteja não tenha sinal de internet, ele pode marcar a sua presença por meio de um smartphone.

4. Mensure a produtividade

Normalmente, as empresas acompanham o ritmo de produtividade de seus colaboradores. Algumas até premiam os que demonstram melhor desempenho nas suas atividades. Outras têm uma política interna que fomenta a produção de sua equipe por meio de:

  • palestras;
  • treinamento;
  • happy hours;
  • ambientes internos customizados.

Os funcionários externos precisam ser incluídos nesses programas. Entretanto, sem um controle das atividades desses colaboradores fica difícil saber como está o seu desempenho.

Para isso, algumas instituições usam um software de produtividade. Essa ferramenta pode ser usada em união com o ponto eletrônico.

Com as informações fornecidas por essas duas aplicações, a instituição pode identificar os funcionários externos que merecem uma recompensa pelo seu trabalho árduo ou um treinamento para aperfeiçoar o seu desempenho profissional.

5. Mantenha a comunicação

Qual é a importância de manter uma comunicação aberta com os funcionários? Todo ano, a Gatehouse (agência britânica especializada em comunicação interna) tenta responder a essa pergunta por meio de uma pesquisa chamada State of the Sector.

Em 2017, mais de 400 empresas fizeram parte do estudo, e 90% delas veem a comunicação interna como uma estratégia para construir os valores da instituição. Além disso, 70% dessas organizações são vistas como “boas conselheiras” pelos seus funcionários.

Essa pesquisa demonstra a necessidade de a empresa criar uma forte linha de interação com os seus funcionários externos. Um modo de fazer isso é por meio de feedbacks.

Por exemplo, se o ponto eletrônico registrou alto número de ausências de um colaborador ou muitas saídas antes de findar o expediente, a instituição pode investigar o motivo desse comportamento.

Conversando com o funcionário, a companhia pode propor soluções que o ajudem, se for o caso, a melhorar a sua motivação no trabalho. Além disso, o uso de plataformas virtuais de comunicação, como Yammer, Sharepoint e Tangerino, vai estreitar a relação da empresa com o colaborador remoto.

6. Engaje o seu funcionário externo

Os trabalhadores externos precisam sentir-se parte da empresa. Do contrário, eles não ficarão engajados com as estratégias e objetivos do negócio.

Mas como esses funcionários podem vestir a camisa da organização mesmo passando a maior parte do tempo longe dela?

Um modo é incluí-los nas reuniões corporativas. Isso pode ser feito por meio de uma videoconferência ou convidando os profissionais externos a comparecerem à empresa.

Além disso, vez por outra, o gestor pode fazer contato com os funcionários remotos por meio de mensagens, ligações ou videochamadas para saber como está o serviço deles.

Ainda outra maneira é convidá-los a participar de projetos de inovação ligados à área em que atuam. Para isso, eles podem ser introduzidos em um grupo na rede social corporativa que está desenvolvendo algum novo processo.

Ademais, se a organização costuma promover hackathons (maratonas da inovação) internos, esses profissionais devem ser inscritos para participar dos desafios apresentados.

Enfim, apesar de não ser fácil controlar trabalhadores que estão distantes da instituição, não é algo impossível. Sendo assim, use as tecnologias disponíveis e verá como diminuirão os quilômetros que separam essa relação trabalhista.

O que achou do nosso artigo? Entendeu como fazer a gestão de um funcionário externo com eficiência? Então, aproveite para ler também sobre regulamentação de funcionário externo no Brasil.

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