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Saiba como organizar sua rotina para cuidar também da gestão de pessoas

Publicado em: 11-01-2018
gestão de pessoas

As questões operacionais consomem grande parte dos esforços dos líderes de uma organização. Esta realidade faz com que eles nem sempre consigam focar em um aspecto essencial para a produtividade: a gestão de pessoas. Descobrir como organizar a rotina é o primeiro passo para otimizar seu tempo e alavancar os resultados.

Quer saber como fazer isso? Então confira nossas dicas e entenda como enxugar sua rotina e ampliar seu tempo para uma atuação mais estratégica — inclusive quanto à gestão dos recursos humanos.

1. Planeje

Quando as atividades não são planejadas, existe o sério risco de o gestor chegar ao final do dia com uma série de tarefas iniciadas, interrompidas e não concluídas. Por isso, é fundamental esquematizar o seu expediente com antecedência.

Procure ter um horário fixo para realizar determinadas atividades, como abrir e-mails, por exemplo. Agende suas reuniões com antecedência, estabelecendo um horário de início e término. Reserve um tempo para analisar relatórios — eles proporcionam dados que vão ajudá-lo a traçar a melhor estratégia para alcançar seus objetivos.

Imprevistos acontecem e, por isso, a sua agenda também deve prever um espaço para atendê-los. No entanto, procure seguir o planejamento da forma mais fiel possível.

2. Gerencie

Mas se os imprevistos acontecem a todo momento e não só te impedem de cumprir seu planejamento, como também consomem todo o seu tempo de trabalho, isso significa que está na hora de apostar no gerenciamento para organizar sua rotina.

Reuniões semanais com a equipe podem ser o melhor caminho para identificar por que esses problemas estão acontecendo com tanta frequência, definir estratégias para preveni-los e criar procedimentos de solução e contenção.

É essencial identificar a fonte dos problemas e procedimentos eficazes para solucioná-los. Desta forma, você terá as condições necessárias para delegar essas tarefas a outros funcionários e abrir espaço na sua agenda para uma gestão mais estratégica.

3. Delegue

Identifique quais são as atividades ou procedimentos que não precisam da sua intervenção direta para acontecer. A partir do momento que vocês estabeleceram um padrão de resposta às diferentes situações, elas podem ser mais facilmente delegadas.

Defina quem será o responsável por realizar cada atividade, os meios para executá-las e o prazo razoável para que isso aconteça. Estabeleça parâmetros que sinalizam quando uma situação é realmente preocupante e deve ser trazida até você.

Este é apenas o primeiro passo. À medida que a empresa se torna ainda mais organizada, é possível conceder uma autonomia maior aos membros da sua equipe e aumentar as responsabilidades delegadas.

4. Automatize

As empresas ainda perdem muito tempo com tarefas burocráticas e repetitivas. Pode ser a elaboração de relatórios, a conferência do ponto dos funcionários, o cálculo de impostos, entre outros.

Tarefas que parecem pequenas, na verdade, consomem um tempo gigantesco. A sua equipe fica sobrecarregada e não consegue ajudá-lo nas atividades operacionais e você, como gestor, fica impedido de trabalhar para concretizar a estratégia das companhias.

A realização manual dessas tarefas carrega ainda outros problemas: o retrabalho e o erro. Pense em uma planilha de Excel, por exemplo. Ela não “conversa” com outras planilhas ou com o sistema da empresa e, por isso, é necessário inserir os mesmos dados várias vezes, com a possibilidade de cometer erros.

A tecnologia acaba com esse problema. Uma única ação realizada por um sistema pode desencadear todas as outras automaticamente, poupando tempo e exigindo uma equipe mais enxuta. Além disso, a automação é uma ótima ferramenta de como organizar a rotina, lhe ajudando a conquistar tempo livre para atividades mais produtivas que realmente possam contribuir para o aumento do faturamento da empresa.

Portanto, automatize tudo que for possível. O ponto dos funcionários pode ser digital, por exemplo. Os dados são coletados e transformados em informações precisas que podem ser aproveitadas pelo sistema para calcular a folha de pagamento e horas extras automaticamente. Quando essa automatização não acontece, ocorrem diversos problemas como sobrecarga do RH, dificuldade para controlar horas extras, acompanhar o trabalho de funcionários externos, administrar os documentos de ponto etc.

Entendeu como organizar a rotina para evitar essas situações? Quer detectar outros problemas que afetam o RH? Então descubra quando é necessário começar a se preocupar com o controle de ponto dos funcionários. Confira no nosso blog!

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