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Ponto Online: como sair da folha ponto e automatizar processos sem incômodos?

Publicado em: 22-09-2017
ponto online

Responsável por trazer segurança ao empregador e aos seus funcionários, o registro de ponto é uma das obrigações de qualquer empreendimento. Mas o que fazer se os relógios de ponto tradicionais são pouco práticos e aumentam tanto as chances de erros e irregularidades? A resposta está na tecnologia do ponto online.

Com ele, é possível ter mais produtividade e automação, evitando dores de cabeça com falhas e até processos trabalhistas. Para aproveitar esses benefícios, é preciso tomar alguns cuidados e garantir que tudo saia como o esperado, conforme manda a lei.

Saiba mais sobre o assunto a seguir e descubra como colocar essa solução em prática do jeito certo!

Comece com uma boa pesquisa de soluções

O primeiro passo na migração para o ponto online é fazer uma boa pesquisa das soluções que estão associadas a essa mudança.

Entenda quais são as principais necessidades do negócio, os gargalos e as dificuldades destacáveis. Uma organização com 100 funcionários certamente possui uma realidade diferente daquela com 20 ou 2000 pessoas, por exemplo.

Além de tudo, empresas com diversos pontos de venda também precisarão de recursos que não serão exigidos para aquelas que possuem apenas a matriz. Portanto, é necessário definir as características que devem estar presentes nas soluções.

Pode ser o caso de permitir a sincronização com um relógio biométrico, um tablet com leitor de biometria ou até mesmo por meio de um aplicativo moderno e seguro. Outro ponto importante é a possível facilidade de acompanhamento da rotina e a geração de relatórios com informações completas.

O cadastro inicial de funcionários deve ser simples e, de preferência, permitir a fixação de uma jornada para cada um, personalizando a atuação. O envio de informação da geolocalização do colaborador, por sua vez, favorece o controle sobre equipes externas.

A partir disso, comece a fazer uma pesquisa entre as soluções disponíveis no mercado, de modo a identificar aquela que melhor se adapta a essas exigências.

Prepare-se para a migração adequada

Tendo a solução em mente, tanto em relação ao Registrador Eletrônico de Ponto (REP) quanto ao sistema (SREP), é hora de começar a se preparar para a mudança. É necessário ter atenção, pois a transformação exige o máximo de cuidado.

Qualquer irregularidade nesse momento é capaz de resultar em penalidades para a empresa. Dependendo do volume de funcionários e de falhas, o processo pode custar caro para o empreendimento caso haja algum erro. É indispensável fazer um bom planejamento, de modo que o registro de ponto seja otimizado desde o primeiro instante.

Com tantas demandas internas, entretanto, é difícil dar conta de todos os pontos que são exigidos nesse sentido. Por isso, o mais recomendado é escolher uma empresa qualificada. Ela poderá dar todo o suporte exigido para que essa mudança aconteça da maneira mais simples e adequada, evitando problemas no futuro.

Tem mais: contar com uma equipe experiente ainda diminui o tempo necessário de implementação, aproximando o negócio dos benefícios do registro online.

Fique atento às exigências legais

Por falar em ocorrências no futuro, a melhor forma de evitá-las é seguindo o que dita a lei. Em 2009, o Ministério do Trabalho e Emprego publicou a Portaria n° 1.510 que prevê o uso do ponto online em substituição ao modelo tradicional.

Nesse caso, é preciso seguir alguns fatores. O sistema usado para ponto eletrônico, por exemplo, precisa ter registro de data e horário, assim como deve permitir o registro sem a necessidade de autorização, especialmente na intrajornada.

Outra regra é que ele não pode ser modificado sob hipótese alguma, de modo que os registros permaneçam íntegros e invioláveis. Caso haja queda de energia elétrica, também é importante que os equipamentos tenham autonomia para continuar funcionando.

Outras normas comuns ao registro de ponto se relacionam com a localização adequada do equipamento e a disponibilidade de acesso. Além de tudo, os recursos devem ser homologados junto ao Ministério para garantir que todas as exigências sejam cumpridas conforme estabelecem as leis trabalhistas.

Faça um treinamento com os funcionários

Não adianta ter o equipamento certo ou disponibilizá-lo da maneira adequada se ele não for usado corretamente. É por isso que parte da transição para o ponto online envolve treinar os colaboradores para que eles se adaptem à nova forma de fazer o registro da jornada.

Dedicar um tempo a isso, ainda durante a implementação, é indispensável. Quanto antes essa iniciativa for tomada, mais rápido acontecerá a adaptação ao novo modo de realizar todo esse processo. Faça testes e explique o funcionamento de cada elemento. Vá além e demonstre os benefícios dessa migração, especialmente em relação à segurança e transparência.

Com o engajamento de todos os envolvidos, ficará mais fácil que tudo seja usado do jeito certo. Aproveite esse momento para tirar dúvidas e determinar as boas práticas que devem ser seguidas para evitar problemas.

Realize um acompanhamento de resultados

Depois que tudo estiver funcionando conforme o esperado, é fundamental não deixar de analisar como andam os efeitos. Uma supervisão próxima faz a diferença para que haja a certeza de que tudo está ocorrendo de acordo — especialmente no começo.

Essa análise permite que qualquer falha possível seja rapidamente identificada, diminuindo os riscos para o empreendimento. Além disso, o acompanhamento dos indicadores e dos dados em geral favorece o encontro de pontos que podem ser otimizados.

Escolher um bom fornecedor faz toda a diferença na implementação da ferramenta: com um suporte adequado, é possível garantir ajuda especializada em casos que necessitem de atuação estratégica. Portanto, para usar o ponto online, é fundamental ter planejamento e analisar bem suas possibilidades.

Se você está pensando em contratar essa solução, o software da Tangerino pode ser a resposta para o seu negócio. Prático, seguro e com todos os recursos homologados, ele oferece total visibilidade sobre as jornadas e rotinas. Com ele, calcular horas extras e verificar indicadores será muito mais fácil, e sua empresa ainda contará com uma ótima equipe de suporte para conquistar ótimos resultados.

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